Пет причини да отделите ежеседмично време за екипни срещи, за да подобрите ефективността на работата

Team meetings

Убедени ли сте в необходимостта от провеждането на регулярни екипни срещи? И ако отговорът на този въпрос е положителен, какво Ви спира да го направите?

Сигурно сте чели за правилата за провеждане на екипни срещи и за необходимостта от тях, но все още се случва да намерите извинение с липсата на време и да спестите провеждането им. Всъщност не става дума за липса на време, а за приоритет, т.е. не сте напълно сигурен в ползите от тези срещи и не сте убеден, че времето си заслужава да бъде отделено именно за тях. Ако е така, ето пет причини, които ще ви накарат да се замислите и да пристъпите към действие, вместо да отлагате.

 

Причина №1: Спестявате много време

Времето, което ще инвестирате в екипната среща обикновено е не повече от час-два на седмица и то всъщност ще ви спести няколко пъти по толкова, защото ще избегнете необходимостта да разяснявате неща поотделно на хората в екипа, вместо да го направите едновременно. Още по-голяма полза ще имате, ако обучите всички, че въпросите и предложенията, стига да не са изключително спешни, се обсъждат именно на екипните срещи и то след предварителна подготовка. Така колегите няма да Ви прекъсват с не спешни оперативни въпроси по няколко пъти на ден.

 

Причина №2: Сплотявате екипа и задавате посока

Добре водената екипната среща ще ви осигури общо виждане за посоката и целите пред екипа, а това дава смисъл и желание за работа у хората. Ако успеете да покажете на всеки какъв е неговият принос за цялостната дейност и да изградите вдъхновяваща обща картина на това, което искате да постигнете заедно, колегите ще Ви следват с желание и ще са съпричастни, както в трудностите, така и в успехите.

 

Причина №3: Намалявате потенциалните конфликти в екипа

Ако организирате екипните срещи така, че да има време за обсъждане на идеи, предложения и проблеми, значително ще намалите риска от конфликти в екипа. Създаването на среда и възможност за изказване на мнение, което да бъде чуто от останалите и да се потърси съвместно решение, е идеален отдушник за всяко напрежение в екипа, преди то да е ескалирало.

 

Причина №4: Подобрявате значително комуникацията

Провеждането на регулярни екипни срещи са ясен сигнал за хората, че Вие като лидер държите на точната и навременна комуникация и на откритите отношения. А както знаем, най-добрият начин да създадем определени правила и навици в екипа, е като дадем личен пример. Този пример ще стимулира и хората да бъдат прецизни и точни в комуникацията помежду си и към Вас.

 

Причина №5: Изяснявате ролята и приноса на всеки от екипа

Когато на екипна среща се разпределят ролите и задачите и се отчете свършената работа, значително намалява риска от дублиране на дейности, липсата на синхрон в работата на колегите и неяснотата при разпределение на функциите, т.е. създава се една добра организация, която прави много положително впечатление както вътре в компанията, така и пред клиенти и партньори.

 

В случай че досега сте се колебали дали екипната среща  е загуба на време, надявам се, че вече сте убедени, че това не е така. А щом вярвате в полезността на тази дейност, не отлагайте въвеждането й в ежедневието си – започнете промяната сега и ще се удивите колко скоро Вие и целият екип ще усетите плодотворните резултати!

Ако искате да въведете по-лесно и по-бързо тази и други полезни практики във Вашата компания, свържете се с мен на телефон +359 887 509 543 или ми пишете на iva.balasheva@ivb.bg, за да си насрочим опознавателна среща, на която Вие ще получите кратък безплатен анализ на дейността по управление на хора във Вашата компания и ще обсъдим възможни решения.