Как да делегираме оперативните задачи, за да можем да се фокусираме върху важните стратегически въпроси за нашия бизнес?

Delegation

Често една от най-трудните задачи за мениджъра е да определи кои от своите задължения може и трябва да делегира, както и да избере правилния човек от екипа и да му се довери. На всички ни се е случвало да си мислим, че само и единствено ние сме способни да свършим наистина добре дадена задача или пък да решим, че ще загубим повече време в обяснения и контрол над изпълнението, отколкото самостоятелно да свършим работата.

Ако сте изпадали в това положение, прочетете няколко съвета как да делегирате правилно, за да имате време за стратегическа работа и за почивка. По този начин не само ще постигнете повече свободно време за себе си, но и ще мотивирате и развиете хората в екипа си, като им засвидетелствате доверие и същевременно ги обучите да изпълняват някои по-сложни задачи, които досега сте смятали за свое задължение.

Правило №1: Определете задълженията:

Направете списък на задълженията си за седмицата или за месеца и ги разпределете според тяхната спешност и важност. Когато завършите това, вижте кои от тях са попаднали в зоната „спешни, но не толкова важни“. Тези задачи спокойно можете да делегирате.

Правило №2 Изберете човека:

Помислете какви умения изисква задачата, която искате да делегирате, и съответно кои хора от екипа ги притежават или лесно могат да бъдат обучени в тях. Дори и първия път да загубите същото време, както ако свършите самостоятелно работата, то в следващите пъти, в които трябва същата задача да се изпълни, инвестицията на време в обучение и контрол на изпълнението със сигурност ще се оправдае.

Правило №3 Възложете:

При самото възлагане на дейността преценете доколко човекът е подготвен да я поеме и в каква степен трябва да са подробни Вашите обяснения. Ако е по-неопитен със сигурност е по-добре да дадете по-подробни напътствия за начина, по който очаквате да се изпълни работа, както и за крайния резултат, докато при опитен колега вероятно ще е достатъчно само да уточните очаквания краен резултат. Всичко това, както и разясняването на смисъла от свършването на задачата имат голямо значение за мотивацията, защото неправилното делегиране в която и да е от стъпките му, може да доведе не само до лош краен резултат, но и до демотивация на човека, който е бил овластен с изпълнението.

Правило №4: Определете ресурсите:

На последно място, но не и по важност – погрижете се да разясните разполагаемите ресурси, включително точния срок за изпълнение, както и с какви права ще разполага човекът, на когото възлагате работата. Би било добре, ако той може да разчита при необходимост да Ви потърси за съдействие или допълнителни уточнения, ако възникне нужда в хода на изпълнението. Уточнете също формите за отчет, които очаквате – така ще сте сигурен какво се случва и няма да е необходимо само Вие да мислите за проследяването.

И накрая, когато работа е вече свършена, не пропускайте да дадете конструктивна обратна връзка и да благодарите! Поощрението ще ентусиазира хората от Вашия екип да са още по-старателни и отдадени следващия път!