Как да създадем ред в компанията и да освободим време за себе си?

Management

Пресмятали ли сте колко от Вашето работно време като мениджър отива в гасене на пожари и в оперативна дейност? Ако то е повече от половината, със сигурност трябва да се замислите как да решите този проблем! Ако освен това нерядко оставате и до късно в офиса или Ви се налага да носите работа за вкъщи, то непременно има какво да се подобри в реда и организацията във Вашата компания!

Ето няколко прости правила, чрез които да структурирате дейността и да сложите всичко в компанията под Ваш контрол. Това не само ще Ви донесе спокойствие и по-малко стрес на работното място, но ще имате и много повече време, в което да се наслаждавате на почивка или да се фокусирате върху далеч по-важните стратегически въпроси.

Правило №1

Поставете ясни, конкретни и измерими бизнес цели, но не ги запазвайте само за себе си, а ги сведете до знанието и на служителите. Разбийте ги на подцели и задачи и ги разпределете в екипа съобразно уменията и задълженията на Вашите хора. Така не само ще разтоварите себе си, но и ще въвлечете и ангажирате екипа. Всеки се чувства значим, когато знае как практически участва със своята работа в постигането на общата по-голяма цел.

Правило №2

Актуализирайте структурата на компанията и процесите. Ако случайно те липсват, обезателно ги създайте! Това ще помогне много и на Вас лично, и на хората в екипа да са наясно какво и как трябва да се случва, кой на кого трябва да докладва резултатите от работата и не на последно място, ако някой отсъства или напусне, дейността му значително по-безпроблемно ще бъде поета от негов заместник или приемник. Всичко това още по-детайлно се осигурява и с помощта на следващото правило.

Правило №3

Уверете се, че всички служители имат детайлно разписани задължения и отговорности, които съответстват на действителността, и че са добре запознати с тях. Формалните длъжностни характеристики, взети от интернет, може и да Ви спасят пред Инспекция по труда, но със сигурност няма да осигурят желания ред и организация в компанията. А най-лесно е да не се свърши нещо, ако никъде не е казано, че трябва да се свърши!

Правило №4

За да завършите процеса по регламентиране на дейността, проверете и правилата за вътрешния ред – дали са осъвременени с оглед на действащите разпоредби на трудовото законодателство и дали отговарят на нуждите в компанията, както и на промените, ако има такива. Така вече наистина ще имате система във Вашия бизнес и всеки ще знае каква е неговата и на колегите му роля в нея.

Правило №5

Направете списък на всички Ваши собствени задължения и отбележете с тикче всяко от тях, което не е стратегическо, а е оперативно. Помислете за всяко от отбелязаните задължения как може да бъде автоматизирано или делегирано на човек от екипа. Дори и да ви се струва по-лесно понякога да свършите сам тези оперативни дейности, със сигурност си заслужава да инвестирате време да обучите хората си в това, както и да им гласувате необходимото доверие, че могат да се справят. Не забравяйте да поставите срок и да определите формата, в която искате да получавате отчет за изпълнението. Регулярните екипни срещи са най-добрият начин всички да са в течение как се движат нещата в компанията.

Придържането към тези пет прости правила може и да ви отнеме известно време, ако се захванете сам със създаването, въвеждането и актуализацията, но със сигурност ще Ви донесе значително структуриране и систематизиране в бизнеса и най-важното повече свободно време, което можете да използвате по най-подходящия за Вас начин – за стратегическа работа или за почивка!