Как в 8 стъпки да създадем HR функцията в нашата компания и да увеличим производителността на бизнеса?

iva-blogСтатия в Капитал Кариери от 02.11.2016
Ива Балашева

Случва ли ви се да имате усещането, че в компанията цари хаос и нещата излизат извън вашия контрол? Имате ли желание да сложите всичко в ред, за да не се пилее време в излишни дейности и по този начин да се увеличи ефективността на работата, но не знаете откъде да започнете?

Известно е че, един от факторите, които оказват най-голямо въздействие върху бизнеса, са хората в компанията – те са тези, които създават процесите, обслужват клиентите и постигат целите, които сме поставили. Затова си заслужава да отделим време и усилия и да поставим основата на функцията по управление на човешките ресурси във фирмата.

Първата стъпка, с която можем да започнем този процес, е анализът на настоящото състояние на HR функцията, за да установим по систематичен начин в какво се състоят силните страни и къде има поле за подобрения. Това може да стане като се проведат разговори и обсъждане с мениджърите в компанията, както и допитване до служителите за тяхното мнение по отношение на стратегията, процесите, комуникацията, мениджмънта, условията на работа. С анализа можете да се захванете самите вие като собственик, изпълнителен мениджър или мениджър човешки ресурси, както и да го възложите на външен партньор – консултант.

Когато разполагате с пълната информация от анализа, лесно ще откроите, кои са най-належащите за намеса области, кои се нуждаят от промяна, но не толкова спешно и в кои се справяте наистина добре. На тази база ще може да се създаде стратегически план за изграждане и усъвършенстване на HR функцията в компанията. Най-приоритетните задачи в плана ще са тези, които и ръководителите, и служителите смятат, че са важни и имат нужда от промяна. Много съществен момент за успеха на това начинание е планът да бъде оповестен и споделен от мениджмънта и от служителите и всички да бъдат въвлечени и ангажирани в неговата реализация. Добра идея е също така поне една от целите на всеки мениджър в компанията да бъде свързана с управлението на хората в неговия екип.

Един от ключовите елементи, които имат отношение към изграждането на HR функцията, но не само, е комуникацията в компанията. От дългогодишната ми практика като вътрешен мениджър човешки ресурси, а сега и като консултант, мога да кажа, че комуникацията вътре в звената, между отделните звена, както и между висшия мениджмънт и служителите е от изключително значение за ефективното функциониране на организацията и винаги има поле за нейното усъвършенстване. Трудно бих могла тук да изброя ползите от създаването на добра вътрешна комуникация, но това, което със сигурност бихте осигурили чрез нея, е увереност у служителите накъде се движи компанията и с какво те могат да участват в постигане на общите цели, избягване на двойно извършване на дадена работа от служители и дори от цели отдели, значително намаляване на слуховете. Имам един много интересен пример от първата компания, в която работех като HR мениджър, който добре илюстрира значението, което трябва да отдадем на вътрешната комуникация. Тази компания беше изключително социално ориентирана и бих казала, че предоставяше един от най-пълните пакети със социални придобивки за всички служители, които тогава бяха известни на българския пазар. Една година решихме да участваме в проучване за най-добрите работодатели и за моя най-голяма изненада най-ниско оценени от служителите бяха допълнителните придобивки, които им се предоставят. Естествено си зададохме въпроса „Как е възможно това?“ и изводът, до който стигнахме, беше, че хората просто не си дават сметка за всяка една от тези придобивки, а ги приемат като даденост. И за да променя това, в следващата една година си поставих за цел да информирам хората в компанията по тези въпроси. Започнах още на входа – с процеса по подбор, като на всеки кандидат, който идваше на интервю, подробно обяснявахме какво нашата компания прави за своите служители и какви допълнителни придобивки осигурява. Освен това във всеки брой на вътрешнофирмения бюлетин, който издавахме, подготвях по един материал, посветен на тази тема. Написахме и специална малка брошурка, която съдържаше цялата социална политика на фирмата и я разпространихме сред служителите. Резултатът не закъсня – на следващото допитване до служителите най-високо бяха оценени социалните придобивки в компанията и то без абсолютно нищо в самите тях да се е променило. Всичко това, разбира се, се отнася и за комуникацията навън – с клиенти, партньори и други външни организации – но тук по-скоро бих искала да се фокусирам върху вътрешната комуникация като една от най-важните стъпки за изграждане на HR функцията в компанията.

Ключова предпоставка за ефективното изпълнение на работата от хора в компанията, е и тяхното ефективно управление и тук идва въпросът за умението на мениджърите да ръководят хора. Нерядко в динамично развиващите се компании, тези които са били едни от първите служители и обикновено са едни от най-добрите експерти в своята област, по-късно заемат ръководна позиция. Това е естествен и много важен процес за развитие на хората вътре в организацията, но той изисква и съответната подготовка. Тази подготовка е най-добре да бъде планирана и съответно да бъде направена предварително, но може да стане и в крачка с поемане на ръководната функция. Във всеки случай не трябва да се заблуждаваме, че най-добрият ни експерт ще бъде автоматично и най-добрият мениджър, а следва да се погрижим и да му осигурим обучение по мениджмънт и лидерство, което да включва освен разбиране за новата функция, така и базови умения, свързани с изграждане и управление на екип, подбор на персонал, делегиране на задачи, обучение и развитие на хората в екипа, поставяне на цели, даване на обратна връзка, управление на изпълнението и много други.

Когато говорим за HR функцията, подборът неизменно присъства, независимо какъв е размерът на компанията и в кой бранш оперира, и дори нерядко е първата асоциация на хората, когато се спомене за управление на човешките ресурси. На всеки мениджър рано или късно му се налага да прави подбор, но въпросът е как се случва този процес в компанията – какви са източниците, от които намираме служители – препоръки, обява, социални мрежи; как презентираме компанията и какви впечатления оставяме у кандидатите – работим ли за изграждане на нашата работодателска марка; на база на каква информация осъществяваме самия избор – мнение на наш колега, неформален разговор, структурирано интервю, тестове; кой и по какъв начин взима крайното решение. Важна стъпка в това отношение е изграждането на единна политика и ясна процедура за осъществяването на подбора, защото грешният избор често ни струва много време и пари, а представянето ни в недобра светлина пред потенциалните кандидати подронва имиджа ни като работодател, защото процесът по подбор всъщност е процес по „продажба“ на един много ценен продукт – нашата компания като работодател.

От момента, в който един човек влезе в организацията до момента, в който я напусне, грижата за него е основна задача на мениджмънта, ако искаме той да бъде ефективен и ангажиран в работата си и да постига поставените цели. Темата за мотивацията и развитието на хората е наистина огромна, но като всяко нещо и тя започва с една малка стъпка. Въпросите, които първо можем да си зададем в тази връзка, са: как въвеждаме новите служители в организацията; осигуряваме ли възможност за разнообразие в работата, поемане на нови задачи и отговорности, научаване на нови неща от настоящите служители; питаме ли ги от какво имат нужда и какви мерки взимаме след това. И едно много малко на пръв поглед нещо, което, обаче, има невероятен ефект – уважение към всеки човек в компанията и към неговата работа! То е като усмивката по телефона – усеща се, дори и да не може да се види – и спечелва сърцата на хората.

В пряка връзка с предходната стъпка, но и като самостоятелна част от елементите на HR функцията, ще се спрем и на даването и получаването на обратна връзка. Според нуждите и етапа на развитие на организацията можем да изберем различен подход – от традиционния, при който имаме формален атестационен процес отгоре надолу в организацията, през регулярните разговори за даване на обратна връзка, заместващи годишната оценка на изпълнението, които сега се въвеждат в някои мултинационални компании, до най-революционните методи в т.нар. “teal organizations”, където даването и получаването на обратна връзка е споделена отговорност на всички членове на организацията и се случва непрекъснато, както на екипно, така и на индивидуално ниво. Независимо на какъв подход се спрем, даването и получаването на обратна връзка на всички нива в организацията и то като двупосочен процес, е от изключително значение за нейното ефективно функциониране и развитие.

И на последно място, но не и по важност, идва процесът по възнаграждаване на приноса като елемент от изграждане на HR функцията в компанията. Тук от една страна следва да имаме предвид финансовите стимули като заплата и бонуси, както и допълнителните придобивки, които е важно да съответстват на пазарните нива (външна справедливост) и на обхвата, отговорностите и влиянието на позицията вътре в организацията (вътрешна справедливост). От друга страна много голям позитивен ефект върху хората имат и признанието на приноса, похвалата, които не ни струват нищо, но често забравяме да ги изразим гласно, когато всичко върви добре и не е възникнал някакъв проблем. Въвеждането на малки „ритуали“ и награди в колектива за отбелязване и отпразнуване на работните успехи и постижения или на лични поводи носи силно чувство на привързаност и съпричастност към екипа и неговите цели.

И така, независимо на какъв етап сме в момента по отношение на изграждането на HR функцията в организацията, важното е да имаме отношение към тези въпроси и да направим първата крачка, както и непрекъснато след това да работим за нейното усъвършенстване, защото както компанията не стои на едно място, а динамично се развива и променя, така и функциите и процесите, структурата и управлението трябва да се променят и да съответстват на това развитие.